Ограниченото пространство е често срещан проблем в малките и средните офиси. С течение на времето се натрупват договори, счетоводни документи, клиентски досиета, технически папки и други материали, които трябва да бъдат съхранявани организирано. Ако към това се добавят стандартни шкафове и различни импровизирани места за архивиране, свободната площ бързо започва да намалява.
Правилно подбраните архивни стелажи могат да решат този проблем, без да е необходимо фирмата да наема допълнително помещение. Системата може да бъде съобразена с размерите на офиса, количеството документи и честотата, с която служителите работят с архива.
Защо малките офиси имат нужда от по-добра организация?
При ограничена площ всеки квадратен метър има значение. Не е ефективно голяма част от помещението да бъде заета от шкафове, между които остават неизползваеми пространства.
Проблемът става още по-сериозен, когато архивът расте. Добавянето на поредния шкаф може временно да осигури място, но рядко решава въпроса в дългосрочен план.
По-добрият подход е още в началото да се анализира цялото помещение. Трябва да се отчетат стените, височината, входовете, работните места и маршрутите за движение. След това стелажната система може да бъде конфигурирана според реалното пространство, вместо офисът да се съобразява с размерите на готови мебели.
Стационарни или мобилни стелажи?
При малък архив стационарните стелажи могат да бъдат напълно достатъчни. Те остават неподвижни и осигуряват постоянен достъп до всички папки.
Когато обаче количеството документи е голямо спрямо наличната площ, мобилните системи могат да бъдат по-практични.
Те се движат върху релси и позволяват отделните стелажни редове да бъдат разположени близо един до друг. Проход се отваря само там, където е необходим достъп. Това елиминира необходимостта между всеки два реда постоянно да има свободен коридор.
| Решение | Подходящо за | Основно предимство |
|---|---|---|
| Стационарни стелажи | Малък и активно използван архив | Постоянен достъп |
| Мобилни стелажи | Ограничена площ и много документи | По-компактно съхранение |
| Стелажи с чекмеджета | Малки документи и материали | По-добро разделяне |
| Заключващи секции | Поверителна документация | Контролиран достъп |
| Комбинирана система | Разнообразен фирмен архив | Баланс между достъп и капацитет |
Колко място може да се използва по-ефективно?
При традиционното разположение част от подовата площ остава постоянно свободна за проходи. При мобилна конфигурация тези коридори се намаляват, защото стелажите могат да бъдат премествани.
На сайта на A-Z Solutions е посочено, че в зависимост от конфигурацията мобилните стелажи могат да осигурят до 50% повече използваемо пространство или значително увеличение на капацитета за съхранение.
Това е особено важно за малки офиси, където преместването в по-голямо помещение може да бъде значително по-скъпо от оптимизирането на съществуващата площ.
Архивните стелажи могат да имат и друга функция
Интересна възможност при определени офис конфигурации е стелажната система да участва и в разпределението на пространството.
Според информацията на целевата страница мобилните стелажи могат да бъдат използвани и като функционални прегради в отворени офис пространства.
Това дава възможност една конструкция да изпълнява две задачи – да съхранява документи и едновременно с това да подпомага разграничаването на различни работни зони.
Например архивната система може да отделя административната част от зона за срещи или да създава по-ясна граница между различни отдели.
Размерите могат да бъдат съобразени с помещението
Малките офиси често имат ниши, колони или нестандартна геометрия. При такива пространства стандартните шкафове не винаги използват оптимално наличното място.
Архивните системи могат да бъдат проектирани и конфигурирани според конкретните изисквания и размери. Това позволява да се отчете както ширината на помещението, така и наличната височина.
Използването на вертикалното пространство също е важно. Вместо множество ниски шкафове може да се планира система, която използва по-голяма част от височината, стига достъпът и натоварването да бъдат правилно предвидени.
Аксесоарите могат да направят архива по-практичен
Не всички документи са еднакви и не е необходимо всяка секция да бъде оборудвана само със стандартни рафтове.
Според представените възможности към системите могат да се добавят различни рафтове, чекмеджета, заключващи механизми и други функционални решения.
Заключващите секции например са подходящи за договори, лични досиета и други материали с ограничен достъп. Чекмеджетата могат да бъдат удобни за по-малки документи, а различните размери на рафтовете позволяват архивните кутии и папките да се съхраняват без излишно празно пространство.
Безопасността не трябва да се пренебрегва
При мобилните стелажи безопасното движение на отделните секции е особено важно.
На страницата са описани системи с релси, колела, верижен механизъм и блокировка на мобилните стелажи. Блокиращите механизми са предназначени да предотвратяват нежелано движение, когато човек се намира в отворения коридор.
Това означава, че при избор на система трябва да се разглеждат не само капацитетът и размерите, но и конструкцията и начинът на ежедневна експлоатация.
Подредбата на документите трябва да има ясна логика
Оптимизирането на помещението няма да помогне достатъчно, ако самата документация е хаотично организирана.
Добра практика е всяка секция да бъде обозначена по единен начин. Например:
- счетоводни документи по години;
- договори по клиенти;
- кадрови досиета по отдели;
- техническа документация по проекти;
- приключени архиви по периоди.
Така всеки служител знае къде трябва да се постави нов документ и къде да търси стара информация.
Планирането трябва да включва и бъдещия архив
Днешният архив може да се побира удобно, но след две или три години ситуацията да бъде различна. Затова е добре да се предвиди свободен капацитет.
Ако помещението е ограничено, мобилната система може да бъде начин да се използва повече от съществуващата площ, без веднага да се търси ново помещение.
Повече информация за възможностите за стационарно и мобилно архивно оборудване може да намерите при архивните решения на A-Z Solutions.
Малкият офис не означава задължително малък архивен капацитет. Когато пространството бъде анализирано правилно, стационарните и мобилните стелажи могат да помогнат документите да бъдат организирани много по-компактно.
Мобилните системи намаляват необходимостта от постоянни проходи, могат да се адаптират към конкретното помещение и при определени конфигурации да изпълняват функция и на офис преграда. В комбинация с подходящи рафтове, чекмеджета и заключващи елементи те дават възможност дори ограничено помещение да се превърне в подреден и функционален архив.
